Executive Assistant / Office Support (m/f/d) for Consulting Business (Freelance)

Die kalum consulting GmbH ist ein Boutique-Beratungsnetzwerk mit Sitz in Hamburg, spezialisiert auf Organisationsentwicklung, Transformation und Leadership Development. Wir arbeiten mit einem internationalen Team und unterstützen Unternehmen überall dort, wo Veränderungsprozesse gestaltet, Führungskräfte entwickelt und Unternehmenskulturen weiterentwickelt werden.

Deine Rolle

Zur Unterstützung unseres Back Offices und des Management-Teams suchen wir eine freiberufliche Executive Assistant / Office Support (m/w/d), die organisatorische, koordinative und administrative Aufgaben eigenständig und zuverlässig übernimmt.

Deine Aufgaben

• Koordination interner und externer Termine inkl. Vor- und Nachbereitung

• Organisation von Events, Workshops, Offsites und Coachings (inkl. Technik, Räume, Follow-ups)

• Reiseplanung (Bahn, Flüge, Hotels, Restaurants)

• Kalender- und Terminmanagement für das Management-Team

• Erstellung und Verwaltung von Angeboten in Abstimmung mit Finance

• Erstellung, Pflege und Formatierung von Präsentationen und Dokumenten (PowerPoint / MS365, DE/EN)

• Unterstützung bei der Erstellung und Durchführung von Umfragen (z. B. MS Forms)

• Koordination von Interviews im Rahmen von Beratungsprojekten

• Unterstützung bei Datenerhebungen (Umfragen, Interviews, Feedbackformate)

• Strukturierung und Organisation qualitativer und quantitativer Daten

• Aufbereitung von Ergebnissen und Insights (z. B. Tabellen, Präsentationen)

• Unterstützung bei der Erstellung von Kundenunterlagen (Reports, Präsentationen etc.)

• Organisation und Nachbereitung von Workshop-Ergebnissen und Stakeholder-Inputs

• Pflege und Strukturierung von Microsoft Teams und SharePoint

• Anlage neuer Kunden und Projekte in internen Tools (z. B. MOCO)

• Pflege von Kontaktdaten, Profilen und Dokumentationen

• Erstellung und Pflege von E-Mail-Templates und Workflows

• Recherche und Koordination von Dienstleistern, Locations und Angeboten

• Übersetzungen und zweisprachige Unterstützung (Deutsch ↔ Englisch)

• Schnittstellenfunktion zwischen Consultants, externen Partnern und internen Tools

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Office Manager oder im Back Office

• Studium oder vergleichbare praktische Erfahrung

• Sehr starke Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich & mündlich)

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (zwingend erforderlich)

• Sehr gute Englischkenntnisse für internationale Zusammenarbeit

• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

• Erfahrung im Umgang mit parallelen Aufgaben, Organisation und Koordination

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Teams, SharePoint und digitalen Tools

Wichtig: Erfahrung im Umgang mit KI-Tools

• Sicherer Einsatz von KI zur Unterstützung im Arbeitsalltag

• Fähigkeit, effektive Prompts zu erstellen und Ergebnisse zu optimieren

• Nutzung von KI zur Beschleunigung von Recherche, Texterstellung, Präsentationen und Datenaufbereitung

• Fähigkeit, KI sinnvoll in Workflows zu integrieren und kritisch zu bewerten

• Qualitätskontrolle von KI-generierten Inhalten (Ton, Inhalt, Genauigkeit)

• Bereitschaft, sich kontinuierlich mit neuen KI-Tools und Methoden weiterzuentwickeln

• Organisationsstärke und projektorientiertes Denken

• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen

• Erfahrung im Consulting- oder Agenturumfeld von Vorteil

Rahmenbedingungen

• Freelance-Tätigkeit (selbstständige Basis)

• Umfang: ca. 5–10 Stunden pro Woche (schnell skalierbar)

• Arbeitsort: Remote / Home Office

• Start: April 2026

• Langfristige Zusammenarbeit angestrebt