Stellenausschreibung VA
(Freelance, auf Stundenbasis)
Du löst Probleme, bevor überhaupt jemand weiß, dass es ein Problem gibt! Als dynamische, motivierte Virtual Assistant (w/m/d) unterstützt du weitgehend selbständig unsere Geschäftsführerin.
DEINE EIGENSCHAFTEN
Du unterstützt unsere GF professionell und auf hohem qualitativem Niveau in einem schnelllebigen und sich aktuell noch stets verändernden Business (Start-Up).
Du hältst dich nicht mit Nebensächlichkeiten auf, hast viel Liebe zum Detail und arbeitest auch dann akkurat, wenn du unter Druck stehst.
Du koordinierst anfallende ToDos und auch Reisen von A bis Z. Dabei bist du proaktiv, arbeitest vorausschauend und hast alles im Blick.
Du triffst Entscheidungen nach persönlichem Ermessen an die jeweilige Situation angepasst. Du bist hochprofessionell und diplomatisch. Du weißt, wann du um Rat fragen musst, bist scharfsinnig und pragmatisch. Du arbeitest ergebnisorientiert und zielsicher.
Du baust dir zusammen mit unserer GF ein Netzwerk zu den wichtigsten Interessengruppen auf und gehst mit einer natürlichen Leichtigkeit und Professionalität auf Menschen zu.
Du fungierst als Ansprechpartner:in und Vertrauensperson für GF und andere Mitarbeiter (wie z.B. Vertrieb / Marketing / Dozenten). Dabei stellst du sicher, dass alle wissen, was sie wissen müssen, bringst sie dazu, die richtigen Entscheidungen über ihre verfügbare Zeit zu treffen, und bindest bei Bedarf alle relevanten Parteien mit ein.
DEINE ERFAHRUNGEN UND QUALIFIKATIONEN
Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Office/Büromanagement.
Agenturerfahrung, Text-, Marketing- sowie Social Media-Kenntnisse wären ideal.
Du verfügst über einschlägige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und/oder über Kundenserviceerfahrung. Du bist reaktionsschnell und besitzt ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
Du bist sehr strukturiert und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen; ausgezeichnetes Zeitmanagement ist deine Stärke.
Durch deine organisatorischen Fähigkeiten hältst du hinter den Kulissen die Fäden zusammen, bietest gleichzeitig kreative Problemlösungen an, bist in höchstem Maße dienstleistungsorientiert und beeinflusst unsere Kundenarbeit spürbar positiv.
Du besitzt eine starke intellektuelle Neugier. Du denkst kreativ, ohne dabei den Blick für das große Ganze zu verlieren.
Die MS-Office-Programme, insbesondere PowerPoint, Word und Excel beherrschst du sicher.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab.
Tools / Kenntnisse: MS-Office-Paket, WordPress, Canva, Miro, Trello
Aufgaben
- allgemeine Büro- bzw. Sekretariatstätigkeiten
- einfache Recherchen
- Datenpflege
- Präsentationen
- Termin-, Event- und Reiseplanungen
- Steueraufgaben
- Text und PR
- Website-Pflege
- Social Media
- Content-Erstellung
- Grafikgestaltung
- Buchhaltungsvorbereitung
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